Les cadres et les fonctionnaires doivent noter 6 changements importants à partir du 1er juillet 2026

Le dossier électronique des cadres et fonctionnaires est utilisé pour remplacer les dossiers papier.

Conformément aux paragraphes 1 et 2 de l'article 20 du décret 27/2026/NĐ-CP les composantes des dossiers électroniques stockées dans la base de données nationale sur les cadres les fonctionnaires et les employés ont une valeur de substitution aux dossiers papier dans la gestion des cadres des fonctionnaires et des employés conformément aux dispositions de la loi et aux pouvoirs des agences concernées.

En cas de nécessité professionnelle d'utiliser des dossiers papier l'organisme de gestion ou l'organisme ou l'unité qui utilise des cadres des fonctionnaires et des employés peut exploiter les dossiers électroniques de la base de données nationale pour les convertir en documents papier au service du travail.

La conversion des dossiers électroniques en documents papier doit respecter les dispositions de la loi sur les transactions électroniques. Dans ce cas les cadres les fonctionnaires et les employés n'ont pas à réorganiser les éléments de dossier qui sont déjà dans les dossiers électroniques.

2. Gestion des cadres et des fonctionnaires grâce à la base de données nationale

Selon les paragraphes 1 article 3 et article 4 du décret 27/2026/NĐ-CP la base de données nationale sur les cadres les fonctionnaires et les employés est une base de données nationale commune qui est stockée centralisée connectée et synchronisée avec les systèmes d'information de gestion des cadres et des fonctionnaires dans l'ensemble du système d'agences de l'État du niveau central au niveau communal.

Cette base de données sert directement la gestion de l'État la planification des politiques la direction la direction la gestion et la résolution des procédures administratives relatives aux cadres fonctionnaires et employés.

3. Unification de l'utilisation du numéro d'identification personnel comme code de dossier pour les cadres et les fonctionnaires

Un changement fondamental depuis le 1er juillet 2026 est l'adoption de l'utilisation du numéro d'identification personnel comme code d'identification des dossiers électroniques pour les cadres les fonctionnaires et les employés. Cette réglementation est directement établie au paragraphe 3 de l'article 16 du décret 27/2026/NĐ-CP.

En conséquence chaque cadre fonctionnaire ou employé n'a qu'un seul dossier électronique associé à un code d'identification unifié le numéro d'identification personnel et utilisé tout au long de l'ensemble du processus de gestion de recherche d'exploitation et d'utilisation des dossiers dans l'environnement électronique.

La responsabilité de créer et de mettre à jour les dossiers électroniques périodiquement

Le décret 27/2026/NĐ-CP stipule clairement la responsabilité et la durée de la création et de la mise à jour des dossiers électroniques. Selon le paragraphe 2 de l'article 18 dans un délai de 3 jours à compter de la date de la publication ou de la promulgation de la décision d'élection de recrutement de nomination et de réception les autorités compétentes doivent achever la création de dossiers électroniques pour les cadres les fonctionnaires et les employés.

Après la création du dossier électronique les cadres les fonctionnaires et les employés sont responsables de la déclaration complète des informations dans un délai de 3 jours ouvrables et sont tenus responsables devant la loi de l'honnêteté et de l'exactitude des informations déclarées...

5. Les données des cadres et des fonctionnaires sont gérées de manière centralisée et synchrone dans tout le pays.

Selon l'article 5 du décret 27/2026/NĐ-CP la base de données nationale sur les cadres les fonctionnaires et les employés comprend tous les groupes de données allant des informations d'identification des relations familiales et de l'histoire personnelle aux informations sur le recrutement la nomination le poste le salaire l'évaluation les récompenses la discipline les biens les revenus et la santé.

Les données sont collectées à partir de diverses sources notamment les informations fournies par les cadres et les fonctionnaires ; les données provenant des activités professionnelles de gestion des agences ; les données provenant des systèmes d'information pertinents et sont connectées et synchronisées avec la base de données nationale sur la population et d'autres bases de données.

6. Droits et obligations des fonctionnaires en matière de données personnelles

À partir du 1er juillet 2026 les cadres fonctionnaires et employés ont le droit de consulter et de télécharger leurs dossiers électroniques ; d'obtenir des informations sur le processus de travail l'évolution des salaires les résultats de l'évaluation les récompenses et la discipline et d'être informés des étapes importantes telles que l'augmentation des salaires la fin du délai de nomination la mise à jour des dossiers électroniques conformément au paragraphe 2 de l'article 15 du décret 27/2026/NĐ-CP.

Parallèlement aux droits les cadres fonctionnaires et employés ont l'obligation de mettre à jour pleinement et rapidement les informations qui surviennent et sont tenus responsables devant la loi de l'honnêteté et de la précision des données déclarées et mises à jour dans les dossiers électroniques conformément aux points a et e du paragraphe 2 de l'article 19.

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